La confidentialité des renseignements que vous échangez avec L’ALPHA, compagnie d’assurances inc. (ci-après « L’ALPHA »), ainsi que le respect de votre vie privée, sont des principes auxquels nous souscrivons sans réserve. Vous pouvez nous confier des renseignements, que ce soit par téléphone avec un de nos employés, ou encore par internet, en sachant que nous accorderons à ces renseignements toute la protection qui leur est due.
Cette section décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels que L’ALPHA s’engage à appliquer dans le cadre de ses activités.
L’ALPHA applique avec rigueur la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, qui est la loi provinciale de protection des renseignements personnels actuellement en vigueur.
Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, L’ALPHA s’assure d’obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d’une exception prévue dans la loi (exemple, dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle) et en tenant compte notamment du caractère sensible ou non des renseignements personnels qui seront collectés et des utilisations qui en seront faites.
LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
Dans le cadre de ses activités, L’ALPHA ne collecte que les renseignements personnels nécessaires pour les fins de ses activités. Ce sont notamment :
a) Les renseignements personnels relatifs à l’identité, tels que les noms et prénoms, l’adresse;
b) Les informations démographiques, telles que votre date de naissance;
c) Lorsque nécessaire, les identifiants gouvernementaux tel que votre numéro de permis de conduire;
d) Lorsque nécessaires, des renseignements financiers, tels que vos informations bancaires;
e) Les renseignements relatifs à l’utilisation de ses sites Web, tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation.
LES PERSONNES CONCERNÉES ET LES FINALITÉS
Les personnes dont nous collectons les renseignements personnels
De manière générale, nous collectons les renseignements personnels des personnes suivantes :
a) Les demandeurs de soumissions, que ce soit par notre site internet ou par téléphone;
b) Nos assurés;
c) Les utilisateurs du site internet https://alphaassurances.com/ ainsi que tous ses sous-domaines;
d) Les candidats à l’emploi pour un poste au sein de L’ALPHA;
e) Nos employés;
f) Toute autre personne qui communique avec nous pour obtenir de nous de l’information ou des services.
(Ci-après collectivement nommées les « Personnes concernées »).
Les finalités pour lesquelles nous collectons les renseignements personnels
L’ALPHA collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenti ou qui sont permises par la loi. Les fins pour lesquelles L’ALPHA collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte.
Voici des exemples de fins pour lesquelles L’ALPHA collecte vos renseignements personnels :
LES SOURCES DE LA COLLECTE
L’ALPHA recueille des Renseignements personnels des façons suivantes :
a) Directement auprès de vous :
La plupart des Renseignements personnels qui sont collectés sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment lorsque vous :
b) Directement, par notre site web
L’ALPHA ne procède à aucune collecte de renseignements lorsque vous ne faites que consulter son site internet, sous réserve de l’utilisation possible de témoins « cookies ». L’ALPHA peut en effet recueillir des informations relatives aux visiteurs du Site Web, incluant l’identifiant de l’équipement informatique utilisé (adresse IP). Pour en savoir davantage sur notre utilisation des cookies, vous pouvez consulter notre politique spécifique.
c) Indirectement, auprès de tiers
L’ALPHA peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l’autorise à les collecter ainsi. C’est le cas, par exemple, de la vérification des antécédents de crédit qui n’est effectuée qu’avec votre consentement.
Les enquêtes portant sur une réclamation d’assurance requièrent également votre consentement. Le cas échéant, celui-ci est obtenu lorsque vous soumettez une réclamation.
Les renseignements personnels que nous détenons ne sont utilisés que pour les fins mentionnées ci-haut, pour lesquelles ils sont obtenus. Ils servent généralement à la souscription d’un contrat d’assurance et à l’établissement de la prime, ainsi qu’au suivi de votre dossier.
Les renseignements personnels peuvent également servir pour vous proposer d’autres produits offerts par L’ALPHA, en fonction de l’évaluation que nous pouvons faire de vos besoins. Nous croyons qu’il est de notre devoir et dans votre intérêt de vous renseigner sur ces produits à moins que vous nous indiquiez que vous ne désirez pas recevoir de telles propositions.
Toute modification d’usage est assujettie à l’obtention de votre consentement.
LA COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
À moins d’avoir obtenu votre consentement ou parce que la loi l’autorise, les renseignements personnels ne sont pas communiqués à des tiers. Certains de nos fournisseurs de services (vérificateurs externes, entreprises de traitement informatique, etc.) peuvent également prendre connaissance de renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement des tâches que nous leur confions. Des mesures strictes visant à s’assurer du respect de la confidentialité et la sécurité des renseignements sont alors prises.
En aucun cas, L’ALPHA ne vend de renseignements personnels à des tiers.
Aussi, le site internet de L’ALPHA peut contenir des hyperliens vous permettant de visiter d’autres sites exploités par d’autres entreprises. L’ALPHA n’a aucun contrôle sur ces sites et n’engage d’aucune façon sa responsabilité en les répertoriant sur son site. Toute information que vous transmettrez à ces sites sera assujettie aux politiques de confidentialité de ces sites.
LES MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES DE SÉCURITÉ
Les renseignements personnels que L’ALPHA détient sur ses clients sont confidentiels et des mesures physiques, administratives et technologiques sont prises pour assurer le maintien de leur confidentialité.
Les renseignements personnels vous concernant ne sont accessibles qu’à nos employés qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions, c’est-à-dire essentiellement pour dispenser les services ou fournir les produits que vous avez requis.
Même si L’ALPHA applique une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec l’Officier responsable de la vie privée dont les coordonnées sont fournies ci-bas.
Les renseignements personnels que L’ALPHA détient sont conservés dans nos dossiers physiques et/ou électroniques. Nous utilisons aussi des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité.
Nous conservons lesdits renseignements personnels pendant la période qui est nécessaire pour vous dispenser les services et produits d’assurance requis. Lorsqu’un dossier est fermé, les renseignements sont alors traités et conservés en toute sécurité conformément à ce que prévoient nos obligations légales.
Aussi, lors de prospection sur notre site internet, les renseignements personnels que vous transmettez par voie électronique à partir de notre site internet sont sécurisés et ne peuvent être interceptés par une tierce personne. Si aucune transaction n’est conclue, ces renseignements sont conservés pendant une période suffisante afin de vous permettre de reconsidérer notre soumission. À moins d’objection de votre part, nous pourrons conserver vos coordonnées, notamment votre adresse courriel, afin de vous faire parvenir occasionnellement des informations sur nos produits et services.
Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, L’ALPHA valide au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assure d’une protection adéquate de vos renseignements personnels.
Les dossiers sont détruits lorsqu’ils ne sont plus susceptibles d’être utilisés à des fins administratives ou légales ou parce que la loi nous contraint à le faire.
Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des restrictions prévues par la loi et, le cas échéant, de requérir leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets, équivoques ou recueillis en contravention de la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Des frais raisonnables pourraient cependant être demandés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels.
Refus/retrait de consentement pour offres personnalisées: Vous pouvez également nous indiquer que vous ne désirez pas recevoir des offres et promotions concernant les produits et services offerts par L’ALPHA.
Insatisfaction : Si vous êtes d’avis que les lois sur la protection des renseignements personnels applicables ou que notre engagement relatif à la confidentialité et au respect de la vie privée n’ont pas été respectés, vous pouvez manifester votre insatisfaction en vous adressant à l’Officier responsable de la vie privée. Au besoin, L’ALPHA prendra les mesures appropriées pour corriger la situation.
Traitement automatisé : Si L’ALPHA met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (annulation d’un contrat, admissibilité à un emploi) et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l’objet d’un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :
Les demandes relatives à l’un des sujets ci-haut énoncés doivent être adressées par écrit à l’Officier responsable de la vie privée de L’ALPHA aux coordonnées suivantes :
L’ALPHA, compagnie d’assurances inc.
Officier responsable de la vie privée
430, rue St-Georges, bureau 119
Drummondville, Québec, J2C 4H4
Téléphone : 819 474.7958
Courriel : [email protected]
